Die Formel ist simpler als Sie denken: Deckungsbeitrag = Netto-Erlös − variable Kosten. Das ist sie. Und trotzdem beantwortet sie eine Frage, die der Umsatz nie beantworten kann: Welche Ihrer Leistungen verdient tatsächlich Geld – und welche läuft nur mit?

Die meisten Selbständigen in der Schweiz kennen ihren Umsatz. Sie wissen, dass sie letztes Jahr CHF 90'000.00 abgerechnet haben. Aber fragen Sie sie, welchen Deckungsbeitrag ihre meistverkaufte Leistung bringt, und es wird still. Genau da beginnt das Problem. Denn der Umsatz sagt nichts darüber, was nach Material, Fahrt und Einkauf pro Auftrag übrig bleibt. Der Deckungsbeitrag schon.

In diesem Guide zeige ich Ihnen, wie die Deckungsbeitragsrechnung funktioniert – Schritt für Schritt, mit Schweizer Zahlen, drei echten Praxisfällen und allen Formeln, die Sie brauchen. Keine BWL-Vorlesung, nur das, was Sie als Fotografin, Grafiker, Kosmetikerin oder Berater wirklich brauchen.

Das Wichtigste in Kürze

• Deckungsbeitrag = Netto-Erlös (ohne MWST 8.1%) − variable Kosten. Beispiel: CHF 1'000.00 netto Erlös minus CHF 250.00 variable Kosten = CHF 750.00 Deckungsbeitrag.
• Die MWST (Normalsatz 8.1%) zählt nie in den Deckungsbeitrag. Immer zuerst netto rechnen – sonst überschätzen Sie sich um 8.1%.
• Der Deckungsbeitrag ist nicht der Gewinn. Er muss erst die fixen Kosten decken (z.B. Miete, AHV/IV/EO 10.1%) – erst dann wird aus ihm Gewinn.
• Break-even = Fixe Kosten ÷ Deckungsbeitragssatz. Bei CHF 4'275.00 fixen Kosten und CHF 71.25 DB pro Stunde sind Sie nach 60 Stunden im Plus.
• Magic Heidi kategorisiert Einnahmen und Ausgaben pro Leistung automatisch – ab CHF 25.00 pro Monat, deutlich günstiger als bexio.

Was ist der Deckungsbeitrag?

Der Deckungsbeitrag (auf Englisch: contribution margin – wörtlich "Beitrag zur Deckung") ist der Betrag, den eine Leistung zum Decken Ihrer fixen Kosten beiträgt. Sie nehmen den Erlös eines Auftrags, ziehen alle variablen Kosten ab, die direkt durch diesen Auftrag entstehen – und was übrig bleibt, ist der Deckungsbeitrag. Er "deckt" Ihre fixen Kosten. Ist alles gedeckt und es bleibt noch etwas übrig, dann ist das Ihr Gewinn.

Klingt akademisch? Ist es nicht. Es ist die praktischste Zahl, die Sie als Selbständiger kennen können. Hier die Abgrenzung zu den drei Zahlen, mit denen er ständig verwechselt wird:

Deckungsbeitrag vs. Umsatz: Der Umsatz ist alles, was auf der Rechnung steht (netto). Der Deckungsbeitrag ist, was davon nach den auftragsabhängigen Kosten übrig bleibt. CHF 5'000.00 Umsatz klingt gut – bei CHF 4'200.00 variablen Kosten bleibt ein Deckungsbeitrag von CHF 800.00, und plötzlich klingt es weniger gut.

Deckungsbeitrag vs. Gewinn: Der Gewinn entsteht erst, nachdem der Deckungsbeitrag alle fixen Kosten gedeckt hat – Miete, Versicherungen, AHV/IV/EO-Beiträge, Software-Abos. Der Deckungsbeitrag ist eine Vorstufe des Gewinns, aber eine, die Sie pro Leistung berechnen können. Den Gewinn kennen Sie nur fürs ganze Geschäft. Das ist der entscheidende Unterschied.

Deckungsbeitrag vs. Deckungsbeitragsmarge: Die Deckungsbeitragsmarge ist der Deckungsbeitrag in Prozent vom Erlös. DB von CHF 750.00 bei CHF 1'000.00 Erlös = 75% Marge. Die Marge eignet sich zum Vergleichen von Leistungen, der absolute DB zum Planen. Sie brauchen beide.

Warum die MWST zuerst raus muss

Der Erlös in der Formel ist immer der Netto-Erlös. Die MWST ist kein Erlös, den Sie verdienen – Sie ziehen sie ein und führen sie an die ESTV ab. Sie ist ein reiner Durchlaufposten. Wer CHF 10'810.00 brutto abrechnet und mit diesem Betrag rechnet, hat 8.1% Luft im System, die es nicht gibt. Korrekt: CHF 10'000.00 netto Erlös. Mehr dazu im Guide MWST als Freelancer abrechnen.

Und noch etwas: Saubere Deckungsbeiträge brauchen saubere Zahlen. Wer seine Belege in einer Schublade sammelt und im Januar rückwärts ratet, welche Kosten zu welchem Auftrag gehörten, rechnet zwangsläufig mit groben Schätzungen. Die Buchführungspflicht nach Art. 957a OR verlangt von Selbständigen ohnehin eine geordnete Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben – nutzen Sie sie für Ihre Deckungsbeitragsrechnung, statt sie nur für die Steuererklärung zu führen.

Deckungsbeitrag berechnen: Die Formel

Die Berechnung Deckungsbeitrag kennt zwei Varianten, die Sie beide brauchen.

Stück-Deckungsbeitrag (pro Einheit, pro Auftrag, pro Stunde):

DB = Netto-Erlös pro Einheit − variable Kosten pro Einheit

Gesamt-Deckungsbeitrag (für die ganze Leistung, den Monat oder das Jahr):

DB gesamt = DB pro Einheit × Menge

Beispiel: Sie verkaufen ein Paket mit einem Stück-Deckungsbeitrag von CHF 750.00, 40-mal pro Jahr. Gesamt-Deckungsbeitrag: CHF 30'000.00. Diese Zahl muss nun Ihre fixen Kosten decken. Bleibt etwas übrig, haben Sie Gewinn. Fehlt etwas, machen Sie Verlust – egal wie voll Ihr Kalender ist.

Hier ein einfaches Rechenbeispiel für eine Beraterin:

Sie sehen: CHF 2'400.00 Erlös und CHF 1'750.00 Deckungsbeitrag sind zwei sehr verschiedene Aussagen. Die Formel Deckungsbeitrag liefert die zweite – und die zweite ist die, mit der Sie Entscheidungen treffen.

DB1, DB2, DB3: Die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung

In der klassischen mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung werden die Fixkosten in Blöcke zerlegt:

• DB1 = Erlös − variable Kosten. Der Standard-Deckungsbeitrag, den wir bisher gerechnet haben. Er deckt alle fixen Kosten.
• DB2 = DB1 − produktspezifische Fixkosten. Kosten, die nur für eine bestimmte Leistung anfallen – z.B. die Jahreslizenz Ihrer Bildbearbeitungs-Software, die nur für die Retusche-Leistung gebraucht wird.
• DB3 = DB2 − bereichsspezifische Fixkosten. Kosten eines ganzen Bereichs – z.B. die Miete des Studios, das nur für die Fotoleistungen genutzt wird.

Für die meisten Solo-Selbständigen reicht DB1 für 90% der Entscheidungen. Aber DB2 und DB3 werden wichtig, sobald Sie fragen: "Trägt diese Zusatzleistung überhaupt ihre eigenen Fixkosten?" Eine Leistung mit positivem DB1, aber negativem DB2 kostet Sie Geld – sie deckt zwar ihre variablen Kosten, aber nicht die Software, die Sie ihretwegen abonniert haben.

Praxisbeispiel: Welche Ihrer Leistungen trägt das Geschäft wirklich?

Hier wird es konkret. Marek ist Fotograf in Zürich, führt eine Einzelfirma und bietet drei Pakete an. Er macht rund CHF 115'000.00 Umsatz im Jahr und fühlt sich trotzdem nie sicher. Also rechnet er zum ersten Mal pro Paket.

Die variablen Kosten bei der Hochzeit: zweiter Fotograf, Fahrt, Speicherkarten, Online-Galerie. Beim Produkt-Shooting sind es hohe Einkäufe: Studio-Miete pro Halbtag, spezielles Equipment, zugekaufte Retusche. Beim Porträt fast nichts – nur Fahrt und Galerie.

Das Ergebnis überrascht Marek. Die Hochzeit bringt den grössten absoluten Deckungsbeitrag – klar, das wusste er. Aber die Porträt-Session hat mit 84.2% die beste Marge. Und das Produkt-Shooting? 37.5% Marge und CHF 450.00 DB pro Halbtag. Marek hatte das Shooting als "gutes Zusatzgeschäft" verstanden, weil es CHF 1'200.00 einbringt. Nach Abzug der direkten Kosten bleiben CHF 450.00 – weniger als eine einzelne Porträt-Session bei einem Bruchteil des Aufwands.

Marek reagiert: Er setzt das Produkt-Shooting neu bei CHF 1'500.00 an (DB: CHF 750.00, Marge 50%) und kauft die günstigste Studio-Zeit statt der Premium-Slots. Mit rund 12 Produkt-Shootings pro Jahr steigt sein jährlicher Deckungsbeitrag um CHF 3'600.00 – bei identischer Arbeitszeit, ohne einen einzigen Kunden mehr zu gewinnen.

Das ist der Kern der Deckungsbeitragsrechnung: Sie zeigt nicht, wo der Umsatz entsteht, sondern wo das Geld entsteht. Und wenn Sie eine Offerte schreiben, können Sie die DB-Zahl direkt als Argument nutzen – für sich selbst, wenn Sie entscheiden, ob Sie einen Rabatt gewähren. Ein Rabatt von CHF 200.00 auf der Hochzeit kostet Marek CHF 200.00 DB. Auf dem Produkt-Shooting frisst derselbe Rabatt fast die Hälfte des Deckungsbeitrags.

Der Deckungsbeitrag und Ihr Stundensatz

Sandra ist Kosmetikerin in Bern. Sie verrechnet CHF 95.00 pro Stunde und betreut rund 120 Kundenstunden pro Monat. Auf dem Papier verdient sie damit CHF 11'400.00 im Monat. Sie rechnet ihren Deckungsbeitrag pro Stunde – und findet zwei unangenehme Wahrheiten.

Schritt 1 – Variable Kosten: Produkte und Verbrauchsmaterial schlagen mit rund CHF 2'850.00 pro Monat zu Buche. Das ist der grösste variabler Posten in der Kosmetik – Cremen, Ampullen, Einweghandschuhe, steriles Material.

Schritt 2 – Die unbezahlte Zeit: Sandra arbeitet aber nicht 120 Stunden. Sie arbeitet rund 160 – davon etwa 40 Stunden für Administration, Kurse, Social Media, Weiterbildung, Einkauf. Diese Stunden erzeugen keinen Erlös, aber Kosten. Rechnet man den Deckungsbeitrag auf die tatsächlich gearbeiteten Stunden um, ergibt das CHF 8'550.00 ÷ 160 = CHF 53.44 pro realer Arbeitsstunde. Von den CHF 95.00, die auf dem Preiszettel stehen, bleiben real CHF 53.44 Deckungsbeitrag. Das ist keine schlechte Nachricht – es ist die ehrliche Zahl, mit der Sandra planen kann. Wenn Sie Ihre eigene Stunde fundiert kalkulieren wollen, hilft der Rechner zum Stundenlohn berechnen.

Schritt 3 – Die fixen Kosten, die der DB decken muss: Sandras Studio-Miete in Bern, Versicherungen, Software und die AHV/IV/EO-Beiträge von 10.1% als Selbständigerwerbende sind fixe Kosten. Sie fallen an, egal ob sie 80 oder 140 Kundenstunden arbeitet. Nennen wir sie zusammen CHF 4'275.00 pro Monat.

Schritt 4 – Break-even: Hier kommt die Break-even-Formel ins Spiel:

Break-even = Fixe Kosten ÷ Deckungsbeitragssatz

CHF 4'275.00 ÷ CHF 71.25 = 60 Kundenstunden. Ab Stunde 61 verdient Sandra jeden Monat tatsächlich Geld. Vorher arbeitet sie – wirtschaftlich gesehen – darauf hin, ihre fixen Kosten zu decken. Mit 120 Kundenstunden liegt sie komfortabel im Plus. Aber wäre der Monat mit 70 Stunden ein Problem? Nein – erst unter 60 Stunden wird es eng. Diese Zahl kannte sie vorher nicht.

Das Schöne am Deckungsbeitrag: Er macht Szenarien rechenbar. Preis um CHF 10.00 erhöhen? DB pro Stunde steigt auf CHF 81.25, Break-even sinkt auf rund 53 Stunden. Ein Assistenz-Abo, das 8 Stunden Administration abnimmt? 8 unbezahlte Stunden werden zu 8 Kundenstunden bei CHF 71.25 = CHF 570.00 zusätzlicher DB pro Monat. Solche Überlegungen sind ohne Deckungsbeitragsrechnung reines Bauchgefühl.

Preisuntergrenze: Wann sich ein Auftrag wirklich lohnt

Luca ist Grafiker in Basel und bekommt eine Anfrage: Ein Umbau des kompletten Webauftritts, Pauschale CHF 4'000.00, geschätzt 120 Stunden Arbeit. Er rechnet: variable Kosten (Stock-Fotos, Lizenz, Fonts) rund CHF 400.00. Deckungsbeitrag: CHF 3'600.00. Positiv. Auf den ersten Blick ein guter Auftrag.

Aber Luca ist fast ausgelastet. Und hier liegt der Denkfehler, der Selbständige in genau dieser Situation regelmässig einfängt: Bei ausgelasteter Agenda zählt nicht der absolute Deckungsbeitrag, sondern der Deckungsbeitrag pro Stunde.

CHF 3'600.00 DB auf 120 Stunden = CHF 30.00 DB pro Stunde. Lucas reguläre Kunden bringen ihm CHF 60.00 DB pro Stunde. Würde er die 120 Stunden mit normaler Kundenarbeit füllen, entstünde ein Deckungsbeitrag von CHF 7'200.00 – doppelt so viel wie beim Webprojekt. Der Auftrag kostet ihn also nicht 400 Franken Material, sondern CHF 3'600.00 an entgangenem Deckungsbeitrag.

Luca bietet deshalb neu: gleiche Leistung, aber auf CHF 7'200.00 Pauschale kalkuliert, mit reduziertem Umfang für CHF 4'800.00 als Alternative. Der Kunde wählt den reduzierten Umfang – DB CHF 4'400.00 auf 75 Stunden = rund CHF 58.70 pro Stunde. Fast Lucas Normallatz, und der Kunde hat einen Rahmen, der für ihn passt.

Daraus lassen sich drei Entscheidungsregeln ableiten, die in jeder Preissituation funktionieren:

1. Deckungsbeitrag positiv? Dann deckt der Auftrag immerhin seine eigenen variablen Kosten und schreibt im schlimmsten Fall keinen Verlust. Grundvoraussetzung, aber kein Grund zur Freude.
2. Knapp positiv und Zeit verfügbar? In Randzeiten – Semesterferien, saisonale Tiefphasen – sind Aufträge mit dünnem DB besser als leere Stunden, denn die fixen Kosten laufen trotzdem weiter.
3. Kalender voll? Dann entscheiden Sie nach Deckungsbeitrag pro Stunde, nicht nach absolutem DB. CHF 3'600.00 über 120 Stunden ist bei voller Agenda ein schlechteres Geschäft als CHF 1'800.00 über 20 Stunden.

Die Preisuntergrenze selbst ist übrigens die Grenze, wo der DB null wird: Netto-Erlös = variable Kosten. Alles darunter kostet Sie Geld – dieser Auftrag ist ein Subventionsgeschäft für Ihren Kunden. Für die langfristige Planung lohnt der Blick auf den Reingewinn berechnen: Der zeigt, was am Ende nach allen Kosten übrig bleibt, wenn der Deckungsbeitrag die Fixkosten gedeckt hat.

Typische Fehler beim Deckungsbeitrag berechnen

Fehler 1: MWST einrechnen. Der Klassiker. CHF 10'810.00 brutto als Erlös angesetzt statt CHF 10'000.00 netto – und schon ist der Deckungsbeitrag in jeder Zeile um 8.1% zu hoch. Die Abrechnung mit der ESTV bringt die Differenz zwar irgendwann ans Licht, aber Ihre Preisentscheidungen haben Sie längst auf den falschen Zahlen getroffen.

Fehler 2: Fixe Kosten als variabel behandeln. Die Studio-Miete oder die Software-Subskription fällt nicht "durch diesen Auftrag" an – sie läuft trotzdem, wenn der Kunde abspringt. Wer fixe Kosten auf einzelne Aufträge verteilt, rechnet sich die Deckungsbeiträge schön und wundert sich, warum am Monatsende nichts übrig bleibt. Faustregel: Nur Kosten, die ohne den Auftrag nicht entstünden, sind variabel.

Fehler 3: Eigene Arbeitszeit mit CHF 0.00 ansetzen. Bei reinen Dienstleistungen sind die variablen Kosten minimal, also ist der DB fast der ganze Erlös – und alles wirkt herrlich profitabel. Aber Ihre Zeit ist Ihr knappster Rohstoff. Mindestens für Vergleiche (siehe Luca) sollten Sie den DB immer pro Stunde rechnen, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Stundenplänen.

Fehler 4: Alle Kosten über einen Kamm scheren. Ein einzelner DB für das ganze Geschäft ist wie eine Durchschnittstemperatur für die ganze Schweiz – technisch korrekt, praktisch nutzlos. Der Deckungsbeitrag lebt davon, dass Sie ihn pro Leistung rechnen. Nur dann sehen Sie das dünne Paket. Genau deshalb funktioniert er auch als Frühwarnsystem im Zahlen-Controlling – wenn Sie das Thema vertiefen wollen, lesen Sie mehr zur Betriebswirtschaftlichen Auswertung.

Fehler 5: Deckungsbeitrag mit der Marge verwechseln. "Ich habe 70% Marge" und "Ich habe CHF 700.00 DB" sind verschiedene Aussagen. Eine hohe Marge auf kleinem Volumen kann weniger decken als eine mittlere Marge auf grossem Volumen. Marge für Vergleiche, absoluter DB für die Deckung der Fixkosten – und beide kennen.

FAQ: Deckungsbeitrag berechnen