Fakturierungssoftware Schweiz: Rechnungen einfach erstellen

Magic Heidi ist eine Fakturierungssoftware aus der Schweiz für Selbständige, Einzelfirmen und kleine Unternehmen. Sie erstellen QR-Rechnungen in rund 60 Sekunden, die MWST berechnet die Software automatisch, Belege erfassen Sie per Foto, und Mahnungen behalten Sie im Blick. Alles läuft auf iPhone, Android, Mac, Windows und im Web, ab CHF 0 pro Monat.

Auf dieser Seite erfahren Sie, was eine gute Software für die Rechnungsstellung können muss, wie Magic Heidi im Vergleich mit bexio, smallinvoice, KLARA und anderen Schweizer Lösungen abschneidet, und welche Faktura-Lösung zu Ihrem Profil passt.

Das Wichtigste in Kürze

• Magic Heidi passt am besten zu Solo-Freelancern und Einzelfirmen, die schnelle Rechnungsstellung und einfache Bedienung wollen, ohne ERP-Komplexität.
• bexio (ab CHF 35 pro Monat) und KLARA (ab CHF 55 pro Monat) sind stark für Teams ab fünf Personen, für Selbständige aber meist überdimensioniert.
• smallinvoice ist die richtige Wahl, wenn neben Rechnungen auch CRM, Projekte und Zeiterfassung wichtig sind.
• In der Schweiz unverzichtbar: QR-Rechnung, automatische MWST (8.1 %, 2.6 %, 3.8 %), MWST-Pflicht ab CHF 100'000 Umsatz, Aufbewahrungspflicht zehn Jahre.
• Magic Heidi ist gratis und ohne Kreditkarte testbar: 3 Rechnungen und 3 Belege, alle Funktionen, kein Zeitlimit.

Was ist eine Fakturierungssoftware?

Eine Fakturierungssoftware ist ein Programm, mit dem Unternehmen Rechnungen erstellen, versenden und überwachen. Sie übernimmt die Rechnungsstellung von der Offerte bis zur Mahnung: Beträge, MWST und Zahlungsfristen werden automatisch berechnet, offene Rechnungen bleiben sichtbar. In der Schweiz gehört dazu zwingend die QR-Rechnung als Zahlteil.

Der Begriff Fakturierung kommt vom lateinischen "factura" und meint schlicht das Ausstellen von Rechnungen. Ob ein Anbieter sein Produkt Faktura Software oder Rechnungssoftware nennt: Gemeint ist dasselbe. Entscheidend ist nicht der Name, sondern ob die Software zum Alltag Ihres Unternehmens passt und Ihnen die Verwaltung der Rechnungen wirklich abnimmt.

Die Spezifikation hinter dem Schweizer QR-Zahlteil zeigt die Swiss QR Bill Spezifikation der SIX, wie das in zwei Minuten geht, sehen Sie unter QR-Rechnung erstellen. Die MWST-Details erklärt der Guide MWST für Freelancer, den Zahlungsabgleich der camt.053-Bankimport. Wie Angebote und Stammdaten zusammenspielen, zeigen die Seiten Angebote und Offerten erstellen und Kundenverwaltung.

Wenn eine Software zwei oder drei dieser Punkte schwach abdeckt, merken Sie das nicht in der Demo. Sie merken es im Mai, wenn die MWST-Quartalsabrechnung fällig wird.

Vom Öffnen der App bis zum versendeten PDF sind das rund 60 Sekunden. Bei den grösseren KMU-Lösungen sind es eher drei bis fünf Minuten, weil mehr Felder, Konten und Pflichtangaben durchgeklickt werden müssen. Diese Effizienz summiert sich: Wer 10 Rechnungen pro Monat schreibt, spart Stunden pro Jahr.

Personalisierung ist trotzdem drin: eigenes Logo, eigene Farben, eigene Zahlungsfristen. Wer lieber zuerst manuell startet, findet unter Rechnungsvorlage eine kostenlose Vorlage, und im Guide Rechnung schreiben Schweiz alle Pflichtangaben.

Die beste Rechnungssoftware ist die, die zu Ihrem Volumen und Ihrem Unternehmen passt, die Tabelle hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen. In der Praxis zählt nicht die längste Funktionsliste, sondern wie schnell eine Rechnung beim Kunden landet und wie wenig Sie dabei falsch machen können. KLARA setzt auf Module, die Sie einzeln dazubuchen, bexio auf gestaffelte Pläne. Magic Heidi hat bewusst einen einzigen Funktionsumfang für alle.

Billify (Gratis-Plan, bezahlte Stufen) und swiss21 (Gratis-Modell mit eigenem Ökosystem) sind weitere Schweizer Optionen für sparsame Starter. Einen ausführlichen Vergleich mit Bewertungen finden Sie im Beitrag zur Buchhaltungssoftware Schweiz.

Welche Fakturierungssoftware passt zu Ihrem Unternehmen?

Die meisten Vergleichstabellen sortieren nach Funktionen. Nützlicher ist es, nach dem eigenen Profil zu sortieren.

Fakturierungssoftware, Rechnungsprogramm oder Faktura: der Unterschied

Kurz: Es gibt keinen. Fakturierungssoftware, Rechnungssoftware, Faktura und Rechnungsprogramm bezeichnen dasselbe Werkzeug. In der Deutschschweiz ist der letzte Begriff die häufigste Suche, in Stellenanzeigen und bei Treuhändern liest man öfter Faktura oder Fakturierungslösung.

Wichtiger als der Begriff ist die Abgrenzung zur Buchhaltungssoftware. Ein reines Fakturierungstool erstellt und verwaltet Rechnungen und Angebote. Eine Buchhaltungssoftware führt zusätzlich Konten, Bilanz und Erfolgsrechnung. Für Einzelfirmen und Personengesellschaften unter CHF 500'000 Umsatz reicht die vereinfachte Buchhaltung, und damit meist eine schlanke Software wie Magic Heidi mit sauberem Export für den Treuhänder.

Rechnungsstellung in der Schweiz: Diese Pflichten gelten

Bevor Sie sich auf eine Software festlegen, lohnt sich ein Blick auf das, was die Schweizer Praxis von Unternehmen verlangt. Drei Punkte werden am häufigsten übersehen:

1. QR-Rechnung ist der Standard. Seit Oktober 2022 sind die roten und orangen Einzahlungsscheine abgeschafft. Für inländische CHF-Zahlungen erwarten Banken und Kunden den QR-Zahlteil. Rechnungen, die Sie ohne QR-Teil erstellen, funktionieren noch, sind für den Empfänger aber unbequem und werden langsamer bezahlt.

2. MWST-Pflicht ab CHF 100'000 Jahresumsatz. Solange Ihr Unternehmen unter dieser Grenze bleibt, dürfen Sie ohne MWST fakturieren. Sobald Sie darüber liegen oder absehbar darüber kommen, müssen Sie sich bei der ESTV registrieren und MWST ausweisen. Eine gute Software stellt die Sätze automatisch korrekt dar.

3. Aufbewahrungspflicht: zehn Jahre. Rechnungen, Quittungen und Geschäftsunterlagen müssen Sie laut Obligationenrecht Art. 958f zehn Jahre aufbewahren, in einer Form, die jederzeit lesbar bleibt. Eine Cloud-Software mit Export erfüllt das einfacher als ein Stapel Papier im Keller.

Diese drei Punkte sollten in jeder Schweizer Fakturierungssoftware sauber abgedeckt sein. Wenn ein Anbieter sie nicht klar erwähnt, ist das oft ein Hinweis, dass die Software für den deutschen oder österreichischen Markt gebaut wurde.

Ein tiefer Preis ist allerdings kein Selbstzweck. Wenn eine günstige Software dazu führt, dass Sie Mahnungen manuell führen oder die MWST extern berechnen, kostet Sie das Sparen am Ende mehr als eine Software, die den Ablauf sauber macht. Die grösste Vereinfachung ist die, die Sie gar nicht mehr bemerken, weil die Faktura einfach läuft und die Verwaltung offener Rechnungen im Hintergrund passiert. Für die meisten Solo-Selbständigen und kleinen Unternehmen ist das die richtige Reihenfolge, alle Details zeigt die Preisübersicht.