Kundenverwaltung für Schweizer Freelancer
Schweizer Freelancer brauchen keine Sales-Pipeline. Sondern eine Kundenverwaltung, die direkt mit Rechnung, MWST und Buchhaltung verbunden ist. Stammdaten, Verträge, Notizen und Umsatzhistorie pro Kunde, an einem Ort.
Kundendaten überall.
Nur nicht dort, wo sie sein sollten.
Du kennst das Szenario. Die Telefonnummer im Telefonbuch, die Rechnungsadresse im Word-Template, die UID in einer alten E-Mail, der Vertrag im Downloads-Ordner. Wenn du eine Rechnung schreibst, suchst du in vier Tools. Wenn dein Treuhänder im Januar fragt, wie viel du letztes Jahr bei Kunde X umgesetzt hast, weisst du es nicht.
Daten in 4 Tools
Adresse im Telefonbuch, Vertrag in Dropbox, UID in einer alten E-Mail.Umsatz pro Kunde unbekannt
Beim MWST-Check Ende Jahr stundenlanges Zusammensuchen aus fünf Quellen.Excel oder zu grosses CRM
Die meisten Tools sind entweder zu klein oder für KMU mit Team gebaut.Alle Kundendaten an einem Ort
Stammdaten, Verträge, Notizen, Umsatz und QR-Rechnungsversand, in einer Ansicht. Verbunden mit deinem Rechnungsprogramm und der Buchhaltung.
Stammdaten + UID
Adresse, E-Mail, UID-Nummer, Sprache und MWST-Status pro Kunde, einmal eingegeben.
Verträge & Notizen
Verträge, NDAs und Briefings direkt am Kundenprofil. Private Notizen, die nur du siehst.
Umsatz pro Kunde
Automatisch berechnet aus deinen Rechnungen. Wichtig für die MWST-Schwelle und den AHV-Status.
CRM oder Kundenverwaltung:
was brauchst du wirklich?
Ein CRM ist ein Sales-Tool mit Pipeline und Workflow-Automation, hilfreich, wenn du ein Vertriebsteam hast. Eine Kundenverwaltung ist ein zentraler Ort für bestehende Kunden, ihre Daten und ihre Umsätze. Das brauchen Freelancer.
Du brauchst wahrscheinlich kein CRM
Die ehrliche Antwort für die meisten Schweizer Solo-Freelancer.
- Du arbeitest als Einzelperson, keine Sales-Pipeline
- Kunden kommen über Empfehlungen, nicht Outbound
- 5 bis 50 aktive Kunden gleichzeitig
- Wichtig sind Stammdaten, Verträge, Notizen, Umsatz
Du brauchst wirklich ein CRM
Wann ein vollständiges CRM tatsächlich Sinn macht.
- Du akquirierst regelmässig kalt mit Sales-Funnel
- Du arbeitest im Team mit mehreren Personen pro Kunde
- Du brauchst E-Mail-Sequenzen und automatisierte Follow-ups
- Du führst Hunderte Leads pro Monat parallel
Magic Heidi vs. vollständiges CRM
Ehrlicher Funktionsvergleich für Schweizer Freelancer.
| Funktion | Magic Heidi | bexio / Pipedrive / HubSpot |
|---|---|---|
| Zielgruppe | ✓ Schweizer Freelancer & Einzelfirmen | KMU, Sales-Teams |
| Kundenstammdaten | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Verträge & Notizen pro Kunde | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Umsatz pro Kunde | ✓ Automatisch aus Rechnungen | ⚠ Manuell pflegen |
| Direkt mit QR-Rechnung verbunden | ✓ Ein Klick | ✗ Separates Modul |
| Sales-Pipeline mit Phasen | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Workflow-Automation | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Schweizer Server | ✓ Zürich | ⚠ Teilweise |
| Setup-Zeit | Unter 5 Minuten | Stunden bis Tage |
| Preis | Ab gratis, Pro CHF 25/Monat | Ab CHF 35–80/Monat |
So organisierst du deine Kunden in 30 Minuten
Ein konkreter Plan, um aus dem Chaos in vier Tools eine saubere Kundenkartei zu machen.
Aktive Kunden auflisten
Alle Kunden der letzten 12 Monate oder mit aktuellen Verhandlungen.
Stammdaten sammeln
Adresse, E-Mail, UID, bevorzugte Sprache. UIDs findest du im öffentlichen Bundesregister.
MWST-Status taggen
Inland CH, EU oder Rest der Welt. Wichtig für deine Quartalsabrechnung.
Verträge hochladen
PDF-Verträge, NDAs und Briefings direkt am Kundenprofil anhängen.
Private Notiz pro Kunde
Eine Zeile reicht. Zahlungsverhalten, Lieblings-Calls, Rechnungsrhythmus.
Erste Rechnung versenden
Damit fängt deine Umsatzhistorie pro Kunde an.
Setup direkt starten
Gratis-Plan, keine Kreditkarte, 3 Rechnungen inklusive.
Marc, ein Schweizer Designer aus Bern
Erfundenes, aber typisches Beispiel. Marc hat 12 Retainer-Kunden in der Schweiz und drei Projektkunden in Deutschland. Vor Magic Heidi hatte er Adressen in Mac-Kontakte, Verträge in Dropbox, Stunden in Toggl, Rechnungen in Word und Umsätze in Excel. Im November fragte sein Treuhänder, wie nahe Marc an der CHF 100'000-MWST-Schwelle sei. Vier Stunden Recherche. Mit Magic Heidi sieht Marc heute auf einer Seite: CHF 91'400, grösster Kunde Müller AG mit CHF 28'000, Schneider GmbH als EU-Umsatz korrekt getaggt. Die nächste MWST-Frage dauert 30 Sekunden statt vier Stunden.
Schweizer Datenhosting.
nFADP-konform aus Zürich.
Seit 1. September 2023 gilt das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (nFADP). Auch als Einzelfirma musst du nachweisen können, wo deine Kundendaten liegen und wie sie geschützt sind. Magic Heidi hostet alle Daten in Zürich, mit Verschlüsselung und automatischen Backups.
Keine US- oder EU-Drittlandtransfers, alle Daten bleiben in der Schweiz.
Konform mit dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz und der EU-DSGVO.
ZIP-Archiv mit allen Daten jederzeit. Kein Vendor-Lock-in.
At-rest und in-transit verschlüsselt. Automatische tägliche Backups.
Was Schweizer Freelancer sagen
5'000+ Schweizer Freelancer organisieren ihre Kunden mit Magic Heidi.
Endlich alle Kundendaten an einem Ort, ohne ein vollwertiges CRM aufsetzen zu müssen. Genau richtig für Solo-Business.
4.7★ — alle Bewertungen lesen
Wir haben Pipedrive gekündigt. Magic Heidi macht das, was wir als Freelancer brauchen, ohne den Sales-Pipeline-Ballast.
5.0★ — alle Bewertungen lesen
Die Kombination aus Kundenverwaltung und QR-Rechnung in einem Klick spart pro Monat Stunden.
4.5★ — alle Bewertungen lesen
Häufige Fragen zur Kundenverwaltung
Brauche ich als Einzelfirma überhaupt ein CRM?
In den meisten Fällen nein. Du brauchst eine Kundenverwaltung, also einen zentralen Ort für Stammdaten, Verträge, Notizen und Umsätze. Ein Sales-CRM mit Pipeline und Workflow-Automation ist für Teams gebaut, nicht für Solo-Freelancer.
Was ist der Unterschied zwischen Magic Heidi und bexio bei der Kundenverwaltung?
bexio ist ein vollständiges KMU-Tool mit CRM-Modul, Lohnbuchhaltung, Lager und Newsletter, ausgelegt auf Unternehmen mit Team. Magic Heidi ist nur für Solo-Freelancer und Einzelfirmen, dafür einfacher zu verstehen und günstiger. Wenn du keine Mitarbeitenden hast, ist bexio meistens überdimensioniert. Details findest du auf der Bexio-Alternative-Seite.
Wie viele Kunden kann ich in Magic Heidi verwalten?
Unbegrenzt im Pro-Plan. Im Gratis-Plan ebenfalls unbegrenzte Kunden, aber maximal 3 Rechnungen pro Monat.
Sind meine Kundendaten in der Schweiz gespeichert?
Ja. Alle Daten liegen auf Servern in Zürich, mit Verschlüsselung im Transit und at-rest sowie automatischen Backups. Magic Heidi ist nFADP- und DSGVO-konform. Mehr in der Datenschutz-Übersicht.
Kann ich meine Kunden aus Excel oder einem anderen Tool importieren?
Ja. Magic Heidi unterstützt CSV-Import. Du exportierst deine bestehende Kundenliste aus Excel, Word, Apple Kontakte oder bexio und importierst sie in einem Schritt.
Wie hilft mir die Kundenverwaltung bei der MWST?
Magic Heidi rechnet automatisch deinen rollenden 12-Monats-Umsatz pro Kunde und insgesamt. Du siehst sofort, wenn du dich der CHF 100'000-Schwelle gemäss ESTV näherst. Auslandskunden werden separat ausgewiesen, weil sie nicht zur Inland-Schwelle zählen. Details im MWST-Management-Guide.
Was kostet die Kundenverwaltung?
Im Gratis-Plan inklusive (bis 3 Rechnungen). Im Pro-Plan ab CHF 25/Monat (jährlich) oder CHF 30/Monat (monatlich) für unbegrenzte Kunden, Rechnungen, Offerten und Belege.
Bewusst einfach. Made in Switzerland.
Kein Sales-Pipeline-Ballast. Keine Marketing-Automation. Nur eine saubere Kundenverwaltung, verbunden mit Rechnung, Buchhaltung und MWST. Gratis testen, ohne Kreditkarte.